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BWL-Trainer: Hinweise zu den Aufgaben zum Nachlesen

10.6 Projektmanagement: Phase 4 – Projektsteuerung (Projektdurchführung) - Multiple Choice

Die Aufgaben

Mit Hilfe eines Multiple-Choice-Tests können Fragen rund um das Thema Projektmanagement Phase 4 – Projektsteuerung mit folgenden Schwerpunkten geübt werden:

  1. Projektfortschritt und Statuserhebungen
  2. Analyse von Abweichungen
  3. Steuerungsmaßnahmen
  4. Unterlagen für Projektdokumentation und -abschluss

Bitte beachten Sie: Die einzelnen Aufgaben werden zur Laufzeit generiert. Dabei gibt es zu jeder Frage mehrere sprachlich und inhaltlich unterschiedliche Varianten. Das heißt, dass sich die Tests beim wiederholten Üben unterscheiden. Es ändert sich die Reihenfolge der Fragen, die Reihenfolge der Distraktoren in der jeweiligen Frage und es gibt unterschiedliche Formulierungen der Fragen und der Distraktoren. Es hat also keinen Sinn, sich zu merken, dass bei Frage 1 die Antwort 2 richtig ist usw., sondern man muss jedes Mal die Fragestellung neu erfassen und beantworten.

Zu den einzelnen Antworten erhalten Sie bei der Kontrolle weiterführende Erläuterungen.

Die Projektsteuerungsphase

Zunächst sei daran erinnert, dass ein Projekt nach der DIN 69901 aus insgesamt fünf Phasen besteht:

  1. Projektinitiierung
  2. Projektdefinition
  3. Projektplanung
  4. Projektsteuerung (Projektdurchführung)
  5. Projektabschluss

Grundsätzlich hat das Projektmanagement in der Phase der Projektsteuerung die Aufgabe, das Projekt entsprechend den Vorgaben aus der Projektplanungsphase zu steuern bzw. durchzuführen.

Terminologischer Hinweis: Im Projektmanagement wird die Phase 4 begrifflich mit Projektsteuerung umschrieben, da aus Sicht des Managements die Hauptaufgabe in der Steuerung des Projektes liegt. Aus Sicht der Projektbeteiligten (z. B. der Projektteams) ist die vierte Phase eine Durchführungsphase. In der Projekt- und Schulbuchliteratur wird die Bezeichnung für die Phase 4 je nach Blickwinkel daher uneinheitlich genutzt.

Zur Projektmanagementphase Projektsteuerung gehören in der Regel folgende Arbeitsschritte:

  1. Projektfortschritt durch regelmäßige Statuserhebungen feststellen (Soll-Ist-Vergleich)
  2. Abweichungen analysieren
  3. Steuerungsmaßnahmen ergreifen
  4. Unterlagen für Projektdokumentation und Projektabschluss aufbereiten

Diese werden im Folgenden detailliert betrachtet.

1. Projektfortschritt durch regelmäßige Statuserhebungen feststellen (Soll-Ist-Vergleich)

In der Steuerungsphase sollen die in der Planungsphase erstellten Sollvorgaben (z. B. Zeitvorgaben) regelmäßig mit den bei der Durchführung entstandenen Istergebnissen verglichen werden.

Dazu ist es üblich, regelmäßig so genannte Statuserhebungen (Zustandserhebungen) in den Projektteams durchzuführen.

Aus den Statuserhebungen kann man erkennen,

Nur wenn die Projektleitung ausreichend Informationen über die Statuserhebungen erhält, kann sie einschätzen, ob das Projekt auf Erfolgskurs gehalten werden kann. Beginnen zum Beispiel einzelne Vorgänge zu spät, kann es passieren, dass der Endtermin des Projektes nicht eingehalten werden kann. Sind Vorgänge zu früh beendet, d. h. das Arbeitspaket ist früher fertig, so können bei Bedarf die Ressourcen für andere Arbeitspakete oder für andere Tätigkeiten im Unternehmen abgezogen werden. Dies kann wiederum ein Projekt an anderer Stelle beschleunigen und insgesamt auch Kosten sparen.

Vorteil der zweiten Variante ist, dass der Projektleiter regelmäßig im direkten Austausch mit den einzelnen Projektgruppen bleibt und so auch das Klima bzw. die Arbeitsatmosphäre der Arbeitsteams besser erleben kann.

Das folgende Beispiel zeigt ein Dokument für eine Statuserhebung des Arbeitspaketes Raum zur Weihnachtsfeier anmieten .

Statusbericht zum Arbeitspaket: 2.1 Raum anmieten
Datum15.11.2021
ProjektleiterHerr Wurst

Ergebnisstatus (erreichte Projektergebnisse und Soll-Ist-Vergleich)

Arbeitspaket liegt zeitlich im Plan, die Kosten liegen um 20 % höher als die Budgetvorgabe.

Terminstatus (Soll-Ist-Vergleich)

Liegt im Zeitplan laut Vorgabe.

Ressourcenstatus (Soll-Ist-Vergleich)

Geplante Arbeitsstunden reichen, weitere Sachmittel werden nicht benötigt.

Budgetstatus (Soll-Ist-Vergleich)

Die Kosten für dieses Arbeitspaket liegen leider um 200 € zu hoch, da eine Raumanmietung durch die Beteiligten im Rahmen des gegebenen Budgets nicht möglich war. Das günstigste Raumangebot liegt 20 % über der Budgetvorgabe.

Projektgruppenstatus (Arbeitsatmosphäre, Arbeitsklima)

Die Arbeitsatmosphäre ist durchwachsen. Die Projektgruppe ist mit sich unzufrieden, weil eine Raumanmietung im Rahmen des vorgegebenen Budgets nicht möglich ist. Die Unzufriedenheit hat Stress verursacht, der regelmäßig zu Streitigkeiten in der Projektgruppe geführt hat.

Besondere Probleme

keine

Verteiler: Geschäftsführung (Kopie)

Verfasser: Herr Wurst

Quelle: Das Beispiel der Statuserhebung wurde in Anlehnung an das Beispiel eines Statusberichtes im Lehrwerk Memo Büromanagement Band 3, 1. Auflage, Braunschweig, 2016, S. 320 erstellt.

Exkurs: Visualisierung des Terminstatus

Zur Visualisierung des Soll-Ist-Vergleiches beim Projektfortschritt wird häufig das Gantt-Diagramm aus der Planung (siehe Thema 10.5 Projektplanung) herangezogen und inhaltlich erweitert. Hier lassen sich neben den Planbalken, die anzeigen wie viel Zeit pro Arbeitspaket zur Verfügung steht, auch die Istzeiten visualisieren. Dazu werden die Istzeiten entweder mit einer Schraffierung über die Planbalken gelegt oder untereinander angeordnet. Im untenstehenden Beispiel wurde die erste Variante exemplarisch dargestellt.

Ganttdiagramm

Dabei wurden die Balken der Sollzeiten mit vertikalen Linien überdeckt, um so die tatsächlich verbrauchte Zeit zu visualisieren. Im Fall des Arbeitspakets Raum anmieten (PSP-Code: 2.1), wird das Arbeitspaket mit einem Tag vorfristig fertig. Dadurch wird der letzte Tag im Vorgang nicht vertikal gestrichelt. Im Fall des Arbeitspaketes Buffet bei Caterer organisieren (PSP-Code 2.2) wird dagegen ein Tag mehr benötigt, so dass die gestrichelten Linien um ein Feld über den Balken der Sollvorgabe reichen.

Zur Visualisierung der Soll-Ist-Zeiten und Abweichungen gibt es in der Literatur sehr viele Darstellungsmöglichkeiten. Das vorgestellte Modell ist also nur eine davon.

Exkurs: Erfassung des Kostenstatus

Bei der Erstellung eines Statusberichts zu den Kosten werden zu einem bestimmten Zeitpunkt die bis dahin angefallenen Kosten mit den Sollkosten gegenübergestellt. Dadurch erhält man Anhaltspunkte, ob in die Projektdurchführung eingegriffen und nachgesteuert werden muss.

Beispiel einer Visualisierung des Vergleichs der Soll-Ist-Projektkosten als Tabelle

PSP-​CodeArbeitspaketbeschreibungSollkosten in €Istkosten in €Abweichung in %
...............
2.1Raum anmieten1.000,-1.200,-20
2.2Buffet bei einem Caterer organisieren2.000,-1.500,--25
...............
Gesamtkosten:3.000,-2.700,-10

Exkurs: Erfassung der Arbeitsatmosphäre bzw. des Arbeitsklimas

Um die Arbeitsatmosphäre bzw. das Arbeitsklima in den Projektgruppen als Projektleiter gut zu erfassen, ist ein enger Kontakt und auch möglichst freier Austausch mit den Projektgruppen sinnvoll. Eine sinnvolle Maßnahme kann bei größeren Gruppen insbesondere sein, dass den Projektbeteiligten ein Fragebogen zur Beantwortung übergeben wird. Mit ihm können die Teammitglieder dem Projektleiter, möglichst anonym, Angaben zur Arbeitsatmosphäre in ihrer Arbeitsgruppe konkret mitteilen.

Beispiel eines Fragebogens zur Erfassung des Arbeitsklimas

Fragebogen zum Arbeitsklima im Projektteam

Arbeitspaket: 2.1 Raum anmieten  Datum:


1. Nennen Sie zwei Begriffe, die aus Ihrer Sicht am besten die Arbeitsatmosphäre im Projektteam beschreiben.




2. Wie bewerten Sie die Arbeitsatmosphäre im Projekt. Markieren Sie diese mit einem Kreuz.

sehr gutsehr schlecht

3. Ist die Zeit im Projekt ausreichend oder nicht?

viel Zeitwenig Zeit

...

2. Abweichungen analysieren

Liegen dem Projektleiter die Statusberichte der einzelnen Arbeitspakete vor, so werden die in den Statusberichten genannten Abweichungen analysiert.

Folgende Abweichungen lassen sich in der Projektpraxis herausfinden (in Anlehnung an: Beiderwieden, A., Pürling, E.: Projektmanagement, Köln, 2014, S. 59 und an Birker, K.: Projektmanagement, Berlin, 1999, S. 140.):

Planungsfehler

Ausführungsfehler

Änderungen der Rahmenbedingungen

Teilweise beruhen die Abweichungen auf Fehlern in der Definition und Planung, aber auch durch eine Veränderung der Rahmenbedingungen können Abweichungen ohne vorherige Fehler auftreten. Wichtig ist, dass im Rahmen einer Risikoanalyse sich verändernde Rahmenbedingungen bezogen auf die Projektdefinition stets mitgedacht werden und zum Beispiel höhere Pufferzeiten und ein nicht zu enges Budget eingeplant werden.

3. Steuerungsmaßnahmen ergreifen

Im laufenden Projekt auf Abweichungen zu reagieren, ist oft nicht so einfach, weil der zeitliche Planungsvorlauf fehlt.

Hier eine kurze Übersicht mit Beispielen über mögliche Steuerungsmaßnahmen, die ergriffen werden könnten, um das Projekt zu retten. Alle möglichen Probleme, die in einem Projekt möglich sind, können an dieser Stelle nicht dargestellt werden. Es handelt sich also um eine exemplarische Auswahl.

BeispielproblemMögliche Steuerungsmaßnahmen
1Zeit in einem Arbeitspaket droht überschritten zu werden
  • Neuverteilung der personellen Kapazitäten (evtl. gibt es Leerzeiten bei einigen Arbeitspaketen)
  • Zuführung neuer interner Mitarbeiter in das Projekt (Abstimmung mit den Herkunftsabteilungen und der Geschäftsführung)
  • von außen Fremdmitarbeiter hinzuziehen (erfordert in der Regel ein höheres Budget)
  • Prämien ausloten, damit die Mitarbeiter schneller arbeiten und eventuell Überstunden machen
2Sachmittel (Computer) zur Bearbeitung des Problems reichen nicht
  • Bereitstellung neuer Computer durch Umschichtung aus anderen Bereichen, die nicht notwendig auf die Computer angewiesen sind.
  • Neukauf von Computern (erfordert in der Regel ein höheres Budget)
3Budget des Arbeitspaketes reicht nicht zur Erfüllung der Aufgabe
  • Sparmaßnahmen einleiten (z. B. Qualität des Arbeitspaketes absenken (z. B. muss der Raum für eine Weihnachtsfeier nicht mehr in der Nähe des Betriebes liegen, sondern kann auch außerhalb der Stadt liegen)).
  • Budget erhöhen (erfordert in der Regel eine Abstimmung mit der Geschäftsführung)
  • Gelder aus anderen Arbeitspaketen, die das Budget unterschreiten, nutzen.
4Mitarbeiter sind nicht motiviert
  • Verteilung von Arbeitsprämien (erfordert in der Regel ein höheres Budget)
  • Durchführung einer kurzen Teamschulung durch die Projektleitung
  • Heranziehung eines Motivationscoaches von außen (erfordert in der Regel ein höheres Budget)
5Mitarbeiter kann die gestellte Aufgabe nicht lösen, da die Fachkompetenz fehlt
  • Durchführung einer kurzfristigen Mitarbeiterschulung
  • Bereitstellung von Lehrmaterial (Buch, Video etc.)
  • Heranziehung eines Experten aus dem Unternehmen (Abstimmung mit der Herkunftsabteilung)

4. Unterlagen für Projektdokumentation und Projektabschluss aufbereiten

Zum Abschluss der dritten Phase sind die Dokumente aus dem Projekt für den Projektabschluss und damit die nächste (die vierte) Projektmanagementphase aufzubereiten bzw. zusammenzuführen.

Dabei gibt es eine Vielzahl von Dokumenten, die im Rahmen eines Projektes anfallen und sich im Umfang und in der Qualität von Projekt zu Projekt unterscheiden. Da es für Projekte keine gesetzlichen Pflichtdokumente gibt, werden im folgenden übliche Dokumente vorgestellt, die in die Dokumentation des Projektes einbezogen werden:

Projektauftrag (evtl. noch weitere Unterlagen aus der Projektdefinitionsphase), Protokoll der Kick-off-Veranstaltung, Projektstrukturplan (PSP), Arbeitspaketbeschreibungen, Projektablaufplan (PAP), Ressourcenplan, Kostenplan, Statusberichte zum Projektfortschritt, Statusberichte zur Gruppenarbeit in den Projektteams, Sitzungsprotokolle der Projektteams und des Projektmanagements, evtl. Sonderberichte zu besonderen Problemfällen

Wurden im Rahmen der Projektdurchführung Dokumente aus vorherigen Phasen abgeändert (z. B. wenn die Zielstellung des Projektes abgeändert wurde), so sind diese Unterlagen ebenso der Dokumentation zuzuführen.

Viel Erfolg beim Üben.