10.5 Projektmanagement: Phase 3 – Projektplanung - Multiple Choice

Die Aufgaben

Mit Hilfe eines Multiple-Choice-Tests können Fragen rund um das Thema Projektmanagement Phase 3 – Projektplanung mit folgenden Schwerpunkten geübt werden:

1. Kick-off Meeting durchführen
2. Projektstrukturplan (PSP) erstellen und Arbeitspakete definieren
3. Projektablaufplan (PAP) erstellen (Vorgangsliste, Gantt-Diagramm, Netzplan)
4. Ressourcenbedarfsplanung durchführen
5. Erstellen eines Kostenplans

Bitte beachten Sie: Die einzelnen Aufgaben werden zur Laufzeit generiert. Dabei gibt es zu jeder Frage mehrere sprachlich und inhaltlich unterschiedliche Varianten. Das heißt, dass sich die Tests beim wiederholten Üben unterscheiden. Es ändert sich die Reihenfolge der Fragen, die Reihenfolge der Distraktoren in der jeweiligen Frage und es gibt unterschiedliche Formulierungen der Fragen und der Distraktoren. Es hat also keinen Sinn, sich zu merken, dass bei Frage 1 die Antwort 2 richtig ist usw., sondern man muss jedes Mal die Fragestellung neu erfassen und beantworten.

Zu den einzelnen Antworten erhalten Sie bei der Kontrolle weiterführende Erläuterungen.

Die Projektplanung

Zur Projektmanagementphase Projektplanung gehören in der Regel folgende Arbeitsschritte:

1. Kick-off Meeting durchführen
2. Projektstrukturplan (PSP) erstellen und Arbeitspakete definieren
3. Projektablaufplan (PAP) erstellen (Vorgangsliste, Gantt-Diagramm, Netzplan)
4. Ressourcenbedarfsplanung durchführen
5. Erstellen eines Kostenplans

Diese werden im Folgenden detailliert betrachtet.

1.Kick-off Meeting durchführen

Kurz nach Beginn der Phase 3 Projektplanung wird in der Regel ein Kick-off Meeting durchgeführt. Es ist die erste gemeinsame Sitzung aller im Projektauftrag genannten Beteiligten. Ziel des Meetings ist es, dass allen Projektbeteiligten:

• zu Beginn der Planungsphase durch den Projektleiter über das Projekt (Projektziele, Meilensteine, Umfang, Risiken usw.) Informationen zur Verfügung gestellt werden, damit alle einen gleichen Wissensstand erhalten,
• die anstehende Projektorganisation erläutert wird,
• geplante Vorgehensweisen und Methoden vorgestellt werden, die im Projekt Anwendung finden sollen,
• eine Möglichkeit eingeräumt wird, für sie relevante Projektmitglieder kennenzulernen. Dies ist insbesondere auch für die neuen Mitglieder wichtig, die nicht schon vorab in der Phase der Projektinitiierung und Projektdefinition und damit Vorprojektphase mitgearbeitet haben.

2.Projektstrukturplan erstellen und Arbeitspakete definieren

Am Beginn der Projektphase (vor oder nach dem Kick-off-Meeting) wird auf der Basis des Projektauftrags und den schon vorgegebenen Meilensteinen ein so genannter Projektstrukturplan (PSP) erstellt (engl. work breakdown structure).

Der Projektstrukturplan gibt einen hierarchischen Überblick (Visualisierung) über die zu erledigenden Aufgaben zur Erreichung der Projektziele. Dabei wird die Gesamtaufgabe in Hauptaufgaben und Teilaufgaben gegliedert. Für die Teilaufgaben werden Arbeitspakete gebildet.

Nachfolgend ein Beispiel eines Projektstrukturplans für die Organisation einer betrieblichen Weihnachtsfeier in der üblichen Darstellung einer hierarchischen Gliederung (Baumdiagramm):

Einzelne Äste des Projektstrukturplans (z. B. der Ast Raum) werden, je nach betrieblicher Vorgabe, unterschiedlich tief gegliedert (je tiefer, desto mehr Ebenen von Teilaufgaben). Im obigen Beispiel gibt es nur eine Ebene der Teilaufgaben (Allgemein, Raum und Essen). Allen Formen des Projektstrukturplanes ist jedoch gemeinsam, dass das Arbeitspaket die kleinste Einheit (Strukturelement) darstellt.

Jedes Arbeitspaket wird mit einem sogenannten Projektstrukturcode (PSP-Code) versehen (z. B. 1.1). Die Codes sollten so vergeben werden, dass die Verwandtschaft der Arbeitspakete zu den Teilaufgaben deutlich wird.

Am Anfang der Erstellung eines Projektstrukturplans steht das Identifizieren aller Tätigkeiten eines Projektes. Im Zentrum steht dabei die Leitfrage: Was muss alles getan werden, um das Projektziel zu erreichen?

Im zweiten Schritt werden die Tätigkeiten konkretisiert und untereinander, d. h. zu den anderen identifizierten Tätigkeiten, abgegrenzt, so dass sich keine Tätigkeiten überschneiden. Im Folgenden eine Checkliste für die Erstellung guter Arbeitspakete.

Hinter jedem Arbeitspaket im Projektstrukturplan sind folgende Informationen hinterlegt:

Beispiel: Unterlage für das Arbeitspaket Raum anmieten

Arbeitspakete sind damit Auftragsaufträge für die jeweiligen Projektteammitglieder.

3. Projektablaufplan (PAP) erstellen

Während der Projektstrukturplan alle inhaltlichen Tätigkeiten in einem Projekt ermittelt und darstellt, wird in einem Projektablaufplan (PAP) nun festgelegt, in welcher Reihenfolge bzw. Phasen die Arbeitspakete abgearbeitet werden und wann die Arbeitspakete beginnen und enden. In diesem Zusammenhang wird auch geschaut, welche Arbeitspakete parallel bearbeitet werden können.

Grundsätzlich gibt es drei Formen, den Projektablauf darzustellen: Vorgangsliste, Gantt-Diagramm oder Netzplan.

Vorgangsliste

Eine Vorgangsliste stellt die zeitliche Abfolge der Arbeitspakete chronologisch in Tabellenform dar. Die Grundlage für das folgende Beispiel ist der Projektstrukturplan für die Weihnachtsfeier (s.o).

Nachteilig an der Vorgangsliste ist, dass parallele Tätigkeiten anhand der Liste nicht schnell erkannt werden können. Aus diesem Grund wird zur besseren Übersichtlichkeit der parallelen Tätigkeiten ein Gantt-Diagramm oder ein Netzplan als Projektablaufplan herangezogen.

Gantt-Diagramm

Das Gantt-Diagramm (benannt nach H. L. Gant (1861-1919)) dient der visuellen Darstellung von Vorgängen bzw. Arbeitspaketen in einem Terminplan. Dabei werden die Vorgänge untereinander aufgelistet und die Dauer in Form von Balken auf einer Zeitachse dargestellt. Mit den so genannten Verbindungspfeilen werden Nachfolgevorgänge markiert. Meilensteine, je nach Vorgabe aus dem Projektauftrag, werden gesondert in das Gantt-Diagramm eingezeichnet (in der Regel durch eine Raute). Der kritische Pfad (rote Balken) zeigt an, welche Arbeitspakete sich nicht verschieben dürfen, damit das termingerechte Beenden des Projektes nicht gefährdet wird. Grün sind die Balken dann, wenn noch die Möglichkeit besteht, mehr Zeit für den Vorgang zu nutzen, ohne die nachfolgenden Vorgänge zu gefährden.

Die Grundlage für das folgende Beispiel eines Gantt-Diagramms ist wieder der Projektstrukturplan für die Weihnachtsfeier.

Der Vorteil des Gantt-Diagramms liegt darin, dass es einfach zu erstellen und dank der Visualisierung auch schnell zu verstehen ist. Den Projektbeteiligten wird dadurch der Ablauf schnell ersichtlich, was auch die Kommunikation untereinander erleichtert.

Aus dem Gantt-Diagramm werden zudem mögliche Pufferzeiten deutlich: Oben im Beispiel ist zu sehen, dass bei der Organisierung des Caterers (grüner Balken) noch ein Puffertag bleibt.

Netzplan

Im Netzplan werden die Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitspakete zueinander als ein vernetztes Schaubild dargestellt. Dabei werden die Arbeitspakete entsprechend ihrer Position im Zeitverlauf von links nach rechts angeordnet.

Die dargestellten Arbeitspakete im Netzplan werden auch als Vorgangsknoten bezeichnet. Relevante, d. h. wichtige Informationen sind im Vorgangsknoten vermerkt. Die Verbindungspfeile zwischen den Vorgangsknoten zeigen im Netzplan die Abhängigkeiten auf.

Sind Vorgangsknoten parallel angeordnet, so können sie gleichzeitig ausgeführt werden.

Die Grundlage für das folgende Beispiel ist wieder der Projektstrukturplan für die Weihnachtsfeier.

4. Ressourcenbedarfsplanung durchführen

Ist der Projektablaufplan erstellt, so müssen den einzelnen Arbeitspaketen und den dazugehörigen Terminvorgaben die personellen und sonstigen Ressourcen zugeordnet werden. Die Zuordnung der Personen (personelle Ressourcen) zu den Arbeitspaketen erfolgt entlang der Verfügbarkeit (welchen Mitarbeiter kann ich zu welcher Zeit einsetzen) und der für die Bearbeitung der Arbeitspakete notwendigen Qualifikationen.

Die zur Verteilung stehenden Ressourcen (oft auch Kapazitäten genannt) sind im Projektauftrag vorgegeben und stehen im Rahmen der dort angegebenen Projektorganisation zur Verfügung. Reichen die internen Kapazitäten nicht aus, so kann ggfs. auch im Rahmen des Budgets auf externe Kapazitäten zurückgegriffen werden (z. B. Einstellung eines Mitarbeiters für den Zeitraum der pünktlichen Abarbeitung eines Arbeitspakets). In der Regel wird bei der Erstellung des Projektablaufplans der Kapazitätsplan schon mitgedacht, um später nicht aufgrund eines Kapazitätsengpasses (z. B. stehen für einen bestimmten Zeitraum und damit für ein Arbeitspaket nicht ausreichend Mitarbeiter zur Verfügung) erneut den Projektablaufplan zu verändern.

Den korrekten Bedarf im Rahmen der Erstellung eines Kapazitätsplans optimal zu schätzen, ist sehr schwierig, da viele Tätigkeiten, und dies liegt in der Natur eines Projektes, noch nie in der gleichen Art bearbeitet wurden. Daher ist es sinnvoll, immer auch etwas mehr Kapazitäten als Reserve einzuplanen, damit bei der Gefahr, dass Termine nicht eingehalten werden können (z. B. weil ein Projektmitarbeiter erkrankt ist), personell durch den Einsatz zusätzlicher Mitarbeiter nachgesteuert werden kann. Auch sollten bei der Kapazitätsplanung die so genannten fixen Ausfallzeiten (z. B. Urlaubstage) der eingesetzten Mitarbeiter berücksichtigt werden.

Darüber hinaus muss neben den personellen Ressourcen auch bedacht werden, dass Arbeitsmaterialien (z. B. Kopierer) und Arbeitsmöglichkeiten (z. B. einen Raum) zur Verfügung gestellt werden. Auch hierfür bedarf einer Kapazitätsplanung, um im Rahmen des Projektes Ressourcen möglichst sparsam zu verwenden.

In der Praxis wird zur Ressourcenplanung in der Regel eine Übersicht angefertigt. Das folgende Muster zeigt eine Tabelle zur Ressourcenplanung am Beispiel der weiter oben genannten Weihnachtsfeier:

Die Bedarfsplanung sieht im obigen Beispiel 2 Mitarbeiter vor. Nach Ermittlung der verfügbaren Kapazitäten im Unternehmen könnte es zum Beispiel sein, dass nur ein Mitarbeiter verfügbar ist. Unter Umständen müsste dann bei der Kapazitätsplanung nachgesteuert werden. Dabei wäre eine Möglichkeit, die Zeit zu verlängern, was aber dann die pünktliche Durchführung der weiteren Arbeitspakete gefährden könnte. Eine weitere Möglichkeit wäre, dass aus dem Projektbudget ein externer Mitarbeiter bezahlt wird, der dann kurzfristig für einige Stunden aushelfen könnte, um das Projektziel nicht zu gefährden.

5. Erstellen eines Kostenplans

Steht der Ressourcenplanung für die einzelnen Arbeitspakete fest, so können die daraus entstehenden Kosten ungefähr errechnet werden und es kann genau gesagt werden, wann bzw. zu welcher Zeit wie viel Geld benötigt wird (so genanntes Bottom-up-Verfahren (bottom-up = von unten nach oben)).

Zur Ermittlung der Kosten werden zum Beispiel Stundensätze, Verrechnungs- sowie Einkaufspreise, eventuelle Weiterbildungskosten und sonstige Kosten (z. B. Kosten einer Dienstreise oder die kalkulatorische Miete) herangezogen. Dabei ist es insbesondere schwierig, die unterschiedlichen Gemeinkosten verursachungsgerecht auf das Projekt umzulegen (z. B. wie viel kalkulatorische Miete wird dem Projekt berechnet, dass jeden Tag einen Büroraum für einige Stunden nutzt?, siehe auch das Kapitel Betriebsabrechnungsbogen (BAB) im Lernnetz24, Rewe-Trainer). Sind die Kosten genau ermittelt, so werden sie den einzelnen Arbeitspaketen zugeordnet.

Nur wenn die Kosten auf der Basis des Projektbudgets möglichst genau ermittelt werden, können später im Verlauf des Projektes die Kosten genau überwacht werden. Würde man ein externes Projekt durchführen (z. B. als Baufirma ein Gebäude bauen), so stellt die Ermittlung der eigenen Projektkosten die Grundlage für die Kalkulation von Angeboten dar.

Viel Erfolg beim Üben.