Mit Hilfe eines Multiple-Choice-Tests können Fragen rund um das Thema Projektmanagement Phase 5 – Projektabschluss mit folgenden Schwerpunkten geübt werden:
Bitte beachten Sie: Die einzelnen Aufgaben werden zur Laufzeit generiert. Dabei gibt es zu jeder Frage mehrere sprachlich und inhaltlich unterschiedliche Varianten. Das heißt, dass sich die Tests beim wiederholten Üben unterscheiden. Es ändert sich die Reihenfolge der Fragen, die Reihenfolge der Distraktoren in der jeweiligen Frage und es gibt unterschiedliche Formulierungen der Fragen und der Distraktoren. Es hat also keinen Sinn, sich zu merken, dass bei Frage 1 die Antwort 2 richtig ist usw., sondern man muss jedes Mal die Fragestellung neu erfassen und beantworten.
Zu den einzelnen Antworten erhalten Sie bei der Kontrolle weiterführende Erläuterungen.
Zunächst sei daran erinnert, dass ein Projekt nach der DIN 69901 aus insgesamt fünf Phasen besteht:
Zur Projektmanagementphase Projektabschluss gehören in der Regel folgende Arbeitsschritte:
Diese werden im Folgenden detailliert betrachtet.
Zu Beginn des Projektabschlusses steht die so genannte Projektevaluation (Evaluation = sach- und fachgerechte Bewertung). Mit ihr möchte man prüfen, ob das Projekt bezogen auf die Projektziele erfolgreich verlaufen ist. Darüber hinaus wird im Rahmen einer Feinanalyse überprüft, ob auch die vorgegebenen Zeitplanungen, Ressourcenplanungen wie auch die Kostenplanungen insgesamt und auch in den jeweiligen Arbeitsvorgängen (Arbeitspaketen) eingehalten wurden (Soll-Ist-Vergleiche).
Zur Evaluation werden in der Regel zunächst die eigenen vorhandenen Daten ausgewertet (z. B. Daten aus den Statusberichten) und zur Ergänzung neue Daten erhoben (z. B. Fragebögen an Mitarbeiter, Gespräche mit den Kunden, für die das Projekt durchgeführt wurde, Diskussionsrunde(n) mit Mitarbeitern, Befragung weiterer Stakeholder usw.). Auch allgemeine unternehmensinterne Daten, die nicht direkt mit dem Projekt zu tun haben, können für die Evaluation herangezogen werden.
Beispiel: Krankendaten
So können zum Beispiel die Krankendaten aller Mitarbeiter mit denen des Projektes verglichen werden. Ist der Krankenstand im Projekt im Vergleich zum Gesamtunternehmen zu hoch, so kann dies auf eine Unzufriedenheit der Mitarbeiter im Projekt hindeuten.
Bei Vorliegen aller Einzelanalysen und Abweichungen wird analysiert, worin die Probleme in den Einzelfällen lagen und ob es über alle Vorgänge hinweg auch Zusammenhänge gab.
Beispiel: Organisation eines Bewerbertages vor dem Hintergrund von Covid19 Einschränkungen
Ein Bewerbertag für die Möbelfabrik Wurm soll organisiert und durchgeführt werden. Aufgrund von Covid19 und der Infektionsschutzverordnung wurden viele Vorgänge im Rahmen der Organisation unvorhergesehen teurer (z. B. Organisierung von größeren Räumen, damit die Abstände der Bewerber untereinander eingehalten werden konnten).
Weitere Ursachen außerhalb von äußeren Rahmenbedingungen, die für Abweichungen in Projekten verantwortlich sein können, sind zum Beispiel:
Zum Abschluss eines Projektes sollte ein Abschlussbericht angefertigt werden, der die Projektergebnisse und Erfahrungen im Projekt systematisch zusammenfasst und darüber hinaus die im Projektverlauf entstandenen Abweichungen (z. B. bei den Zielen) dokumentiert, begründet und bewertet. Grundlage hierfür sind die Analysen und Informationen aus der Projektevaluation. Auch eventuelle ausstehende Restarbeiten (Aufgaben, die noch anstehen und nicht geschafft wurden) sollten im Abschlussbericht mit entsprechenden Ansprechpartnern für deren Erledigung genannt werden. Wie umfangreich und tiefgründig der Abschlussbericht angefertigt wird, hängt von den Anforderungen ab, die u.a. der Auftraggeber an den Abschlussbericht stellt. Damit ist klar, dass sich Projektabschlussberichte von Unternehmen zu Unternehmen in der Struktur und im Umfang deutlich unterscheiden.
Verfasst wird der Abschlussbericht in der Regel vom Projektleiter mit Unterstützung des Projektcontrollings.
Ist der Abschlussbericht verfasst, so wird er dem Auftraggeber vorgelegt. Üblich ist, dass der Projektbericht vom Auftragnehmer und Auftraggeber unterschrieben wird.
Meist wird dem Auftraggeber der Abschlussbericht auch in Form einer Präsentation vorgestellt. Der Ablauf der Präsentation kann sich auch hier von Projekt zu Projekt unterscheiden und ist von vielen Faktoren abhängig (genaue Zielgruppe des Vortrags, Anforderungen seitens der Auftraggebers und Auftragnehmers, technische Möglichkeiten, Zeitvorgabe des Vortrags, Größe des Raumes usw.) und muss demnach auch organisatorisch vorbereitet (z. B. Einladung der Teilnehmer, Catering) werden.
Üblich ist es, dass über die Präsentation das durchgeführte Projekt seitens des Projektmanagements auch verkauft wird, um in der Folge auch weitere Projekte zu gewinnen (dies gilt insbesondere bei Unternehmen, die von der Durchführung von Projekten leben). In der Literatur hat sich in diesem Zusammenhang auch der Begriff des Projektmarketings eingebürgert.
Zum Abschluss des Projektes nimmt der Projektauftraggeber zum vereinbarten Endtermin das Projekt ab. In der Regel läuft der Projektabschluss einher mit der Entgegennahme und der Präsentation des Abschlussberichtes.
Dabei muss insbesondere bei technischen Projekten auch geklärt werden, wie die Projektabnahme erfolgen soll (z. B. Testlauf bei einer Maschine) oder ob zusätzliche Experten benötigt werden, die das Projektergebnis begutachten.
Der Abnahmeprozess erfolgt in der Regel in folgenden Schritten:
Mit der Abnahme erfolgt je nach Projekt auch eine Einweisung der zukünftigen Anwender (z. B. bei einem neuen Softwareprodukt), damit das neue Projekt in den Alltag überführt werden kann.
Ist das Projekt abgenommen und damit offiziell beendet, werden alle Projektbeteiligten aus der Verantwortung entlassen und organisatorisch wieder in ihre alten Funktionen zurückversetzt.
Oft ist es üblich, dass mit dem Abschluss des Projektes auch eine Projekt-Abschlussfeier durchgeführt wird. Ziel hierbei ist es, sich bei den Projektbeteiligten zu bedanken und das Projekt noch einmal zu bewerben bzw. zu verkaufen. In diesem Zusammenhang können als besondere Wertschätzung auch weitere vom Projekt Betroffene (Stakeholder) oder auch die Auftraggeber selbst eingeladen werden. Die Feier unterstreicht noch einmal den Stellenwert des Projektes, würdigt alle Teilnehmer des Projekts und versucht damit einen guten Eindruck bei allen Beteiligten zu hinterlassen (siehe auch Projektmarketing).
Gerade bei den eigenen Mitarbeitern ist die Würdigung (z. B. durch Leistungsprämien, Belobigungen bzw. Beurteilungen usw.) wichtig, da sie auch für Folgeprojekte motiviert zur Verfügung stehen sollen.
Viel Erfolg beim Üben.