Mit Hilfe eines Multiple-Choice-Tests können Fragen rund um das Thema Projektmanagement Phase 1 – Projekt initiieren mit folgenden Schwerpunkten geübt werden:
Bitte beachten Sie: Die einzelnen Aufgaben werden zur Laufzeit generiert. Dabei gibt es zu jeder Frage mehrere sprachlich und inhaltlich unterschiedliche Varianten. Das heißt, dass sich die Tests beim wiederholten Üben unterscheiden. Es ändert sich die Reihenfolge der Fragen, die Reihenfolge der Distraktoren in der jeweiligen Frage und es gibt unterschiedliche Formulierungen der Fragen und der Distraktoren. Es hat also keinen Sinn, sich zu merken, dass bei Frage 1 die Antwort 2 richtig ist usw., sondern man muss jedes Mal die Fragestellung neu erfassen und beantworten.
Zu den einzelnen Antworten erhalten Sie bei der Kontrolle weiterführende Erläuterungen.
Zunächst sei daran erinnert, dass ein Projekt nach der DIN 69901 aus insgesamt fünf Phasen besteht:
*Die Projektmanagementphasen 1 (Projektinitiierung) und 2 (Projektdefinition) werden auch als Vorprojektphase bezeichnet.
Terminologischer Hinweis
Die Projektmanagementphasen 1 (Projektinitiierung) und 2 (Projektdefinition) werden in einigen Lehrwerken der beruflichen Schulen und des Projektmanagements als so genannte Vorprojektphase (z. B. Litke, H. D.: Projektmanagement, 2. Auflage, 2000, Planegg, S. 19) zusammengefasst. Diese Terminologie ergibt durchaus Sinn, da mit dem Ende der Vorprojektphase und der Abgabe des Projektauftrags und der Genehmigung das eigentliche Projekt beginnt.
Darüber hinaus gibt es auch einzelne Lehrwerke, die wiederum die Vorprojektphase ausschließlich entweder als Projektinitiierungsphase (z. B.: Gratzke, J.,u. a.: Memo Büromanagement 3, Braunschweig, 2016, S. 309) oder Projektdefinitionsphase (z. B. Gessler, M., u.a.: Projektmanagement macht Schule (PMS), 4. Auflage, Nürnberg, 2011, S. 3) bezeichnen. Leider ist die Terminologie hier nicht einheitlich.
Zur Projektmanagementphase Projektinitiierung gehören in der Regel folgende Arbeitsschritte:
Diese werden im Folgenden detailliert betrachtet.
Zu Beginn eines jeden Projektes steht eine Projektanregung oder auch schon eine mehr oder weniger konkretisierte Idee, die den Anstoß für ein Projekt gibt.
Beispiel: Idee eines Mitarbeiters
Ein Mitarbeiter beschwert sich über die zeitaufwendige Erfassung der Lagerbestände mittels Karteikarten. Er schlägt vor, dass im Unternehmen ein Softwaresystem eingeführt wird. Mit ihm kann dann die Bestandsauswertung in Sekundenschnelle erfolgen. In diesem Beispiel hat ein Mitarbeiter eine Projektanregung und schlägt sie der Geschäftsleitung vor.
Beispiel: neues Gesetz zur Vermeidung von Plastikverpackungen
Im Einzelhandel sollen aufgrund eines neuen Gesetzes Plastikverpackungen für Brot verboten werden. Eine Großbäckerei muss nun den Vertrieb der Brote neu organisieren und sucht hierfür eine passende Idee. Die Anregung für ein Projekt kommt in diesem Fall vom Gesetzgeber. Die Geschäftsführung muss hierzu eine Projektidee entwickeln, um in Zukunft den Brotvertrieb ohne Plastikverpackungen zu organisieren.
Nachfolgend noch einige weitere Beispiele für Projektanregungen:
Zum Teil sind aus den Anregungen die Projektideen nur in Umrissen erkennbar. In diesen Fällen ist es sinnvoll, im Rahmen von Workshops aktiv die Anregungen zu Projektideen zu weiterzuentwickeln.
Beispiel: Anregung ohne konkrete Projektidee
In der Möbelfabrik Wurm schimpft Herr Meister aus dem Verkauf ständig, dass die Arbeit in der Abteilung Verkauf nicht produktiv sei. Das Computersystem ist nicht benutzerfreundlich und darüber hinaus ist das Klima unter den Kollegen schlecht. Er sagte in der Vergangenheit auf Abteilungssitzungen häufiger, dass man da etwas machen müsste. In diesem Fall gibt uns Herr Meister eine Anregung („etwas funktioniert nicht“). Die Projektanregung ist noch nicht ausreichend konkretisiert und es muss eine Projektidee entwickelt werden, wie man die Situation in der Abteilung verbessern könnte. Hierzu wird Herr Meister und andere Mitarbeiter zu einem Workshop eingeladen, um gemeinsam zu überlegen, mit welcher Idee bzw. welchen Ideen man die Probleme am besten lösen könnte.
In Workshops bedient man sich oft der Methodik von Kreativitätstechniken. Mit ihnen ist es möglich, aus Anregungen Projektideen zu entwickeln oder zu gänzlich neuen Projektideen zu gelangen.
Exkurs: Aktive Ideenfindung durch Anwendung von Kreativitätstechniken
Damit in einem Workshop die Teilnehmer ihre Ideen zur Lösung eines Problems entwickeln können, werden oftmals so genannte Kreativitätstechniken angewendet.
Exemplarisch für verschiedene Kreativitätstechniken wird an dieser Stelle das Brainstorming vorgestellt.
Brainstorming
Das Brainstorming ist eine Methode zur Ideenfindung. Das besondere Augenmerk liegt darauf, dass auch unkonventionelle Ideen entwickelt werden können. Die Methode gliedert sich in drei Phasen.
Vorbereitungsphase: Es wird eine oder mehrere kleine Gruppen zusammengestellt. Dabei sollten die Gruppen möglichst auch unterschiedliche Experten beinhalten (z. B. Kaufleute, Techniker usw.). Jede Gruppe wählt einen Gruppenleiter. Anschließend stellt die Leitung des Workshops, die nicht innerhalb der Gruppe am Brainstorming teilnimmt, anschaulich den einzelnen Gruppen ein Problem vor, für das eine Lösung gesucht wird (z. B. Darstellung des schlechten Arbeitsklimas im Verkauf und der Frage, wie es zu verbessern sei).
Ideenfindungsphase: Diese Phase sollte möglichst nicht länger als 30 Minuten dauern. Innerhalb dieser Phase sollen die Gruppenmitglieder innerhalb einer vorgegebenen Zeit spontane Ideen zur Lösungsfindung äußern. Dabei können bisherige Ideen, die von anderen Teilnehmern genannt wurden, aufgegriffen und kombiniert werden. Ideen sollten innerhalb der Gruppe möglichst nicht kommentiert oder kritisiert werden. Innerhalb eines angstfreien Klimas soll es auch möglich sein, dass nicht realistische Ideen genannt werden können. Die genannten Ergebnisse werden durch einen vorab bestimmten Protokollanten oder durch die Teilnehmer selbst notiert (z. B. auf Karteikarten, die an einer Pinnwand befestigt werden).
Sortier- und Bewertungsphase: Zum Abschluss der Ideenfindungsphase sollten innerhalb dieser Phase alle entstandenen Ideen von der Gruppenleitung vorgelesen und anschließend von allen Teilnehmern des Brainstormings diskutiert und bewertet werden. Dabei werden ähnliche Vorschläge gruppiert und nicht brauchbare Vorschläge aussortiert. Ergänzend könnte es im Anschluss an die Sortier- und Bewertungsphase eine weitere Sortier- und Bewertungsphase aller Gruppen gemeinsam geben. Dazu werden die besten Vorschläge der Einzelgruppen in der Gesamtgruppe vorgestellt und gemeinsam diskutiert und bewertet.
Interessant an der Brainstormingphase ist, dass über die Gruppendynamik die Entwicklung neuer Ideen gefördert wird. Voraussetzung dafür ist jedoch eine angstfreie Kommunikation und eine angenehme Atmosphäre innerhalb der Gruppen.
Abbildung: Konkretisierung der Projektidee
Anmerkungen zur Abbildung: Die orangefarbene Linie umfasst alle im Brainstroming entwickelten Ideen. Sie sind noch unkonkretisiert und noch in viele Richtungen gehend. Es fehlt noch ein von allen gemeinsam entwickelter Fokus auf einen Ideenschwerpunkt. Daher ist die Linie wacklig und zum Teil weit ausladend gezeichnet. Erst in der Konkretisierungsphase werden die Ideen sortiert und bewertet. Es wird ein Fokus auf einen Teil der Ideen gelegt. Daher umfasst die blaue Linie nicht die gesamte Fläche, sondern der Kreis stellt einen eindeutigen Fokus auf einen Teil der Ideen dar. Zudem kann es passieren, dass auch in dieser Phase noch neue Ideen in die Diskussion eingebracht werden, die noch nicht in der Brainstormingphase genannt wurden. Der blaue Kreis geht also über die orangefarbene Linie hinaus.
Meist werden in den Workshops viele Ideen zur Lösung eines Problems entwickelt und damit sind dann viele potenzielle Projektideen geboren. Aufgrund der zur Verfügung stehenden Ressourcen (z. B. Personal) ist es üblich, dass nicht alle Projektideen gleichermaßen verwirklicht werden können.
Daher erfolgt im Anschluss an die Kreativphase meist durch die Geschäftsführung und/oder andere an der Projektinitiierung beteiligten Personen eine zweite Draufschau auf die Ideen, um sie zunächst grob zu bewerten. Dabei ist es sinnvoll auch andere Mitarbeiter unterschiedlicher Qualifikationen einzubeziehen (z. B. Techniker, Kostenrechner usw.).
Im Rahmen der (zunächst groben) Ideenbewertung wird nochmals und etwas vertiefter geschaut, ob die Durchführung eines Projektes auf Basis der Projektidee auch wirklich das Ursprungsproblem lösen könnte und ob es noch mögliche positive Effekte auf andere Bereiche haben könnte (z. B. könnte ein einfacher Bestellvorgang auch weniger Personal benötigen und damit die Personalabteilung entlasten). Zusätzliche positive Effekte auf andere Bereiche könnten die Notwendigkeit zur Durchführung des Projektes erhöhen. Zudem wird analysiert, welche Ressourcen (Personal, finanzielle Mittel) ungefähr für das Projekt notwendig sein würden.
Entscheidet man sich für die Durchführung eines Projektes, so wird es in die nächste Phase, in die so genannte Projektdefinition, überführt. In dieser zweiten Phase wird die Sinnhaftigkeit des Projektes zur Lösung des Problems so genau wie möglich untersucht. Zudem wird in der Folgephase geschaut, welche Ressourcen zur erfolgreichen Projektdurchführung benötigt werden und welche Risiken mit der Projektdurchführung verbunden sind.
Ist eine Projektidee ausgewählt und zur vertieften Analyse festgelegt, so kann zum Übergang in die zweite Phase Projektdefinition eine Projektskizze angefertigt werden.
Hier ein Beispiel für eine Projektskizze:
| Projektskizze | ||
|---|---|---|
| 1 | Vorläufiger Arbeitstitel des Projekts | Titel |
| 2 | Einreicher/Ansprechpartner | Vorname, Nachname, Funktion, Kontaktdaten |
| 3 | Vorläufige Umschreibung des Projektziels |
|
| 4 | Verwertbarkeit der Ergebnisse des Projekts | erwartbarer Nutzen
|
| 5 | Risiken des Projekts | Beschreibung möglicher Probleme, Hindernisse und Risiken |
| 6 | Umsetzung, Meilensteine | Beschreibung der wesentlichen Schritte (grob umrissen), Darstellung der grundlegenden Struktur |
| 7 | Laufzeit/Terminierung | möglicher Start- und Endtermin des Projekts |
| 8 | Benötigte Ressourcen | Abschätzung der Kosten: Sachmittel, Reisen, Personal, externe Beratung, Veranstaltungen etc. |
Selbstverständlich kann nach der erfolgreichen Projektinitiierung nur ein Teil der Projektskizze vollständig ausgefüllt werden (z. B. Projekttitel, Einreicher, Ansprechpartner, eventuell schon eine, wenn auch ungenaue, Umschreibung des Projektziels usw.). Einige Inhalte der Projektskizze können zum Ende der Projektinitiierung nur sehr grob geschätzt und damit lückenhaft eingetragen werden (z. B. Finanzierung usw.).
Im Laufe der zweiten Phase (Projektdefinition) werden alle Punkte durch Analysen und Recherchen Schritt für Schritt ausgefüllt bzw. befüllt und damit mehr und mehr konkretisiert. Die Projektskizze ist ein laufendes Arbeitspapier bzw. ein working document, welches bis zum Ende der zweiten Phase regelmäßig vervollständigt wird.
Zum Abschluss soll die Projektskizze ungefähr einen Umfang von 3-5 Seiten haben. Da es jedoch keine allgemeine Festlegung hierfür gibt, können auch hier betriebsindividuell andere Vorgaben gemacht werden.
Über die Projektskizze kann Außenstehenden sowie den Teilnehmern am Projekt jederzeit der Stand des Projektes in kurzer und knapper Form mitgeteilt werden.
Der Verantwortliche der Projektskizze ist in der Regel auch der spätere Projektleiter.
Viel Erfolg beim Üben.