BWL
BWL-Trainer: Hinweise zu den Aufgaben zum Nachlesen

10.2 Projektmanagement - Multiple Choice

Die Aufgaben

Mit Hilfe eines Multiple-Choice-Tests können Fragen rund um das Thema Projektmanagement mit folgenden Schwerpunkten geübt werden:

Bitte beachten Sie: Die einzelnen Aufgaben werden zur Laufzeit generiert. Dabei gibt es zu jeder Frage mehrere sprachlich und inhaltlich unterschiedliche Varianten. Das heißt, dass sich die Tests beim wiederholten Üben unterscheiden. Es ändert sich die Reihenfolge der Fragen, die Reihenfolge der Distraktoren in der jeweiligen Frage und es gibt unterschiedliche Formulierungen der Fragen und der Distraktoren. Es hat also keinen Sinn, sich zu merken, dass bei Frage 1 die Antwort 2 richtig ist usw., sondern man muss jedes Mal die Fragestellung neu erfassen und beantworten.

Zu den einzelnen Antworten erhalten Sie bei der Kontrolle weiterführende Erläuterungen.

Definition: Projektmanagement

Projekte grenzen sich als Einmalvorhaben von den alltäglichen Geschäftsprozessen ab. Obwohl viele Einzelheiten bei einem neuen Projekt regelmäßig neu gedacht und geplant werden müssen, ist es dennoch sinnvoll, einige Vorgehensweisen im Projektverlauf zu standardisieren, um sie systematischer und damit in ähnlicher und bewährter Weise durchzuführen. Dies ist dann eine Aufgabe des Projektmanagements.

Beispiel: Kick-off-Meeting

In der Möbelfabrik Wurm werden seit Jahren Projekte verschiedenster Art durchgeführt und dabei auch so genannte Kick-off-Meetings durchgeführt. Unter einem Kick-off-Meeting versteht man die erste gemeinsame Sitzung des gesamten Projektteams nach Erteilung des Projektauftrags. Die Organisation und Durchführung solcher Veranstaltungen sind zum Beispiel eine Aufgabe des Projektmanagements. Und da es in jedem Projekt ein Kick-off-Meeting gibt und es sich damit wiederholt, können diese Meetings auch als Prozess, der nur geringfügig angepasst werden muss, organisiert werden. Das Projektmanagement könnte also aufgrund vergangener Erfahrungen von Projekt zu Projekt bessere Kick-off-Meetings durchführen.

Gemäß DIN 69901-5 umfasst das Projektmanagement die Gesamtheit aller projektbezogenen Führungsaufgaben, die Projektorganisation und -techniken für die Initiierung, die Definition, die Planung, die Steuerung und den Abschluss von Projekten (vgl. Beiderwieden, A.; Pürling, E.: Projektmanagement, 4. Auflage, S. 11).

Kern des Projektmanagements ist es, jedes komplexe Projekt in so genannte Projektphasen zu zerlegen (z. B. Planungs-, Durchführungs- und Kontrollphasen) und innerhalb der einzelnen Phasen das Projekt mit geeigneten Instrumenten voranzubringen (z. B. spezielle Planungstechniken (z. B. Projektstrukturplan) oder Dokumentationstechniken (z. B. Checklisten)).

Darüber hinaus ist es wichtig, dass das Projektmanagement allen Beteiligten alle notwendigen Informationen bereitstellt und ggfs. auch Schulungen über Projektverfahrensweisen durchführt.

Gerade bei komplexen Projekten, bei denen viele Mitarbeiter aus verschiedenen Standorten und/oder Abteilungen zusammenarbeiten, ist es sinnvoll, mit einer gemeinsamen Projektsprache in einen Austausch zu treten. Jeder am Projekt Beteiligte sollte zum Beispiel wissen, was eine Checkliste oder was man unter einem Projektbudget versteht.

Übersicht: Projektphasen in einem Projektzyklus

Projektphasen
Projektstart
StandardphasenmodellBeispieltätigkeiten
Phase 1: Projektinitiierung-Projektidee entwickeln
Phase 2: Projektdefinition-Projektauftrag konkretisieren
-Ziele bestimmen
Phase 3: Projektplanung-Projektablauf planen
-Ressourcennutzung planen
Phase 4: Projektsteuerung-Termine steuern (Soll-Ist-Vergleich)
-Kosten steuern (Soll-Ist-Vergleich)
Phase 5: Projektabschluss-Projektevaluation durchführen
Projektende und -ergebnis
Methodischer Hinweis: In vielen Lehrwerken gibt es verschiedenen Phasenmodelle mit verschiedenen Bezeichnungen, so spricht Beiderwieden in seinem Buch von der "Vielstimmigkeit der Bezeichnungen" (vgl.: Beiderwieden, A; Pürling, E.: Projektmanagement, 4. Auflage, S. 13). In einigen Branchen ist es zum Beispiel üblich mit Modellen mit bis zu 8 Phasen zu arbeiten. Das Lernnetz24 folgt dem Standardphasenmodell mit 5 Phasen.

Beteiligte am Projektmanagementprozess

Folgende Beteiligte an einem Projektmanagementprozess werden unterschieden:

Auftraggeber (gelegentlich auch Kunde genannt)

Der Auftraggeber ist der Initiator des Projektes. Er gibt des so genannten Startschuss und lässt das Projekt beginnen. Damit entscheidet der Auftraggeber über die Zielsetzung eines Projektes. Er gibt die finanziellen Mittel und stellt die bedeutsamen Informationen für das Projekt bereit. Zum Abschluss des Projektes nimmt der Auftraggeber das Projekt ab und entlastet den Projektleiter.

Beispiel: Auftraggeber

Der Inhaber der Möbelfabrik Wurm, Alfred Wurm, beauftragt den eigenen Mitarbeiter Herrn Wimer ein Projekt zur Verbesserung der Kundenbindung durchzuführen. In diesem Fall ist der Inhaber der Möbelfabrik Wurm der Auftraggeber.

Projektleiter

Innerhalb eines Projektes sollte es die Rolle eines Projektleiters geben, der von der Geschäftsleitung oder der Steuerungsgruppe ernannt wird. Er plant, strukturiert bzw. managt den Problemlösungsprozess entlang des Projektes. Dabei wählt er die erforderlichen Instrumente des Projektmanagements aus (z. B. Projektstrukturplan). Zudem wählt er in Absprache mit der Unternehmensleitung die Projektteams aus und leitet sie an. Er bildet meistens für die Projektteams die Arbeitspakete und verteilt diese an die Teammitglieder und überwacht den Projektfortschritt. Bei Abweichungen (z. B. in zeitlicher Hinsicht) leitet er dann notwendige Maßnahmen ein. Er koordiniert darüber hinaus die Arbeit der Teams untereinander und hält die Kosten des Gesamtprojekts im Blick.

Die Projektleitung ist damit inhaltlich, terminlich für das Projekt und schlussendlich für das Erreichen der Projektziele verantwortlich.

Der Projektleiter hält im Verlauf des Projektes stets Kontakt zum Auftraggeber (z. B. der eigenen Unternehmensleitung).

Projektteam

Mitglieder des Projektteams sind die Basis des Projektes und bearbeiten die durch den Projektleiter vorgegebenen Arbeitspakete. Sie sind regelmäßig verpflichtet, dem Projektleiter Rückmeldungen über den Stand ihrer Projektarbeit zu geben, damit dieser bei Abweichungen reagieren kann. Je nach Ausgestaltung der Projektorganisation haben die Projektmitarbeiter in den Teams mehr oder weniger Einflussmöglichkeiten auf die Organisation des Projektprozesses.

Projektcontroller

In größeren Projekten wird der Projektleiter durch einen oder mehrere Projektcontroller unterstützt. Er überwacht den Projektfortschritt und ermittelt in Zusammenarbeit mit den Projektteams Abweichungen (Soll-Ist-Vergleiche). Je nach Vorgabe analysiert er überdies die Abweichungen und trifft Vorhersagen über den zukünftigen Projektverlauf. Über mögliche Handlungsempfehlungen entscheidet dann der Projektleiter, dem das Projektcontrolling zuarbeitet.

Steuerungsgruppe (wird auch als Lenkungsausschuss bezeichnet)

In größeren Unternehmen mit vielen Projekten kann der Auftraggeber die Übersicht verlieren. Hier kommt die Steuerungsgruppe ins Spiel. Sie koordiniert die Projekte untereinander, indem sie u. a. die Projektanträge zunächst nach Kriterien (wie zum Beispiel Wirtschaftlichkeit, strategische Bedeutung für das Unternehmen, Dringlichkeit etc.) bewertet und dann unter der Berücksichtigung vorhandener Ressourcen (Personal/Geld etc.) auswählt. In sehr teuren und komplexen Projekten gibt die Steuerungsgruppe oftmals das Projekt auch nur für eine Phase frei. Erst nach erfolgreichem Abschluss dieser Phase wird die nächste Phase freigegeben.

Abbildung Steuerungsgruppe

Steuerungsgruppe(Lenkungsausschuss)koordiniert ProjekteProjekt 1Projekt 2Projekt 2

Üblicherweise setzen sich Steuerungsgruppen aus Mitgliedern der Geschäftsführung oder der Manager aus den Fachabteilungen zusammen. Ergänzend werden in der Regel auch die Projektleiter anderer Projekte des Unternehmens in die Steuerungsgruppen berufen.

Projektitis - nicht jedes Projekt sollte ein Projektmanagement haben

Ein professionelles Projektmanagement sollte grundsätzlich nur dort eingesetzt werden, wo es sinnvoll erscheint. Nicht jedes kleine Einmalvorhaben (z. B. farbliche Neugestaltung eines Büroraumes) erfordert ein Projektmanagement. Manchmal gibt es den Mitarbeitern auch eine erhöhte Arbeitszufriedenheit, wenn sie selbst und auch manchmal spontan entscheiden können (z. B. Auswahl der Farbe, Organisation des Renovierungsvorgangs etc.). Die Grenze, wann ein Projektmanagement sinnvoll ist, ist nicht für alle Branchen und Bereiche gleichermaßen zu ziehen und sollte mit Vernunft vor Ort entschieden werden (z. B. könnte ab einer gewissen Höhe des Projektbudgets ein Projektmanagement verpflichtend sein).

Viel Erfolg beim Üben.