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Hinweise zur IHK-Prüfung zum Kaufmann/-frau für Büromanagement

1. Rechtliche Grundlagen

Die rechtlichen Grundlagen für die IHK-Prüfung zum Kaufmann/-frau für Büromanagement sind in der Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann/-frau für Büromanagement (BüroMKfAusbV) niedergelegt. Konkretisiert werden die Prüfungsinhalte im Prüfungskatalog der Aufgabenstelle für Zwischen- und Abschlussprüfungen (AKA) aus Nürnberg.

2. Aufbau der Prüfungen

Die Abschlussprüfung besteht aus vier Prüfungsbereichen (§ 7 Absatz 2 BüroMKfAusbV).

  1. Informationstechnisches Büromanagement
  2. Kundenbeziehungsprozesse
  3. Wirtschafts- und Sozialkunde
  4. Fachaufgabe in der Wahlqualifikation

Dabei finden die Abschlussprüfungen je nach Prüfungsbereich entweder zum Ende des zweiten Lehrjahres (Abschlussprüfung 1) oder zum Ende des dritten Lehrjahres (Abschlussprüfung 2) statt (gestreckte Abschlussprüfung). Achtung: Bei Verkürzerausbildungen (zum Beispiel 2-jährige Ausbildungen) verändern sich die Zeitpunkte der Abschlussprüfung.

Abschlussprüfungen Büromanagement
(gestreckte Abschlussprüfung)
Abschlussprüfung 1 (AP1)
Ende des zweiten Ausbildungsjahres
Abschlussprüfung 2 (AP2)
Ende des dritten Ausbildungsjahres
PrüfungsbereichDauer (min)Gewichtung
Informationstechnisches Büromanagement12025 %
PrüfungsbereichDauer (min)Gewichtung
Kundenbeziehungsprozesse15030 %
Wirtschafts- und Sozialkunde6010 %
Fachaufgabe mit Wahlqualifikation20135 %
Eventuell eine mündliche Ergänzungsprüfung in einem schriftlichen Prüfungsbereich (Informationstechnisches Büromanagement, Kundenbeziehungsprozesse, Wirtschafts- und Sozialkunde), wenn das Bestehen der Prüfung gefährdet ist.

1reine Prüfungszeit ohne Vorbereitungszeit

3.Anmerkungen zu den Prüfungsteilen

3.1 Informationstechnisches Büromanagement

Im Zentrum der Prüfung steht eine größere ganzheitliche Aufgabe, die in mehrere Teilbereiche aufgeteilt ist. Konkret heißt es in der Verordnung ... der Prüfling soll nachweisen, dass er in der Lage ist, im Rahmen eines ganzheitlichen Arbeitsauftrages Büro- und Beschaffungsprozesse zu organisieren und kundenorientiert zu bearbeiten; dabei soll er nachweisen, dass er unter Anwendung von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen recherchieren, dokumentieren und kalkulieren kann. (§ 7 Absatz 2 BüroMKfAusbV, Hervorhebung durch Autor).

Aus der Verordnung wird deutlich, dass die Aufgaben computergestützt bearbeitet werden, d. h. für die Prüfung steht ein Computerarbeitsplatz mit einem installierten Textverarbeitungsprogramm (Word) und einem Tabellenkalkulationsprogramm (Excel) zur Verfügung.

Folgende vier Punkte sind bei den Aufgaben zu beachten:

  1. Wichtige Hinweise stehen zu Beginn der Aufgabe (z. B. eigene Position im Musterunternehmen, Formatierungsvorschriften etc.)
    Beispiel:

    Sie sind Mitarbeiter in der Einkaufsabteilung der Nüra GmbH, .... . Sie haben Artvollmacht.

    Cooperate-Design-Anweisungen

    Tabellenkalkulation:
    • Schriftart Arial, Schriftgröße 10
    • Überschriften zentriert, Schriftgröße 12, Fettschrift
    Textverarbeitung:
    • Schriftart Arial, Schriftgröße 11
    • Überschriften zentriert, Schriftgröße 14, Fettschrift
  2. Den Aufgaben sind jeweils kurze Situationsbeschreibungen vorangestellt. Damit soll der Prüfling in eine Handlungssituation eintauchen.
    Beispiel:

    In der heutigen Besprechung mit dem Sachbearbeiter Helmut Krutz, dem Abteilungsleiter Manuel Gonzales und Ihnen geht es um die Verbesserung des Beschaffungsprozesses.

    Herr Krutz spricht Sie an: "In letzter Zeit haben wir immer mehr Lagerbestände bei den neu ins Sortiment genommen Schreibtischen Luxus. Bitte ermitteln Sie für den Schreibtisch Luxus die optimale Bestellmenge und den durchschnittlichen Lagerbestand und informieren Sie mich bitte im Anschluss über die Arbeitsergebnisse."

  3. Für die jeweiligen Prüfungsaufgaben werden schon vorbereitete Exceldateien oder Worddateien zur Verfügung gestellt. Diese müssen in der Prüfung ergänzt werden. Da die Daten vorab von der Aufgabenstelle für Zwischen- und Abschlussprüfungen (AKA) zum Download zur Verfügung gestellt werden, lohnt sich auf jeden Fall ein Anschauen. Manchmal kann man anhand der Daten schon erraten, wie die Prüfung aussehen könnte. Hier die Adresse zum Download:
  4. Auch auf Rechtschreibung, Zeichensetzung und Ausdruck muss in der Prüfung geachtet werden, da sonst Punktabzug droht.

Bezogen auf den Rahmenlehrplan und damit auch den Schulunterricht sind folgende Lernfelder für den ersten Teil der Prüfung besonders wichtig: Lernfeld 2, Lernfeld 3 und Lernfeld 4.

3.2 Kundenbeziehungsprozesse

Laut Verordnung bestehen für den Prüfungsbereich Kundenbeziehungsprozesse folgende inhaltliche Vorgaben: 1. der Prüfling soll nachweisen, dass er in der Lage ist, komplexe Arbeitsauftrage handlungsorientiert zu bearbeiten; dabei soll er zeigen, dass er Aufträge kundenorientiert abwickeln, personalbezogene Aufgaben wahrnehmen und Instrumente der kaufmännischen Steuerung fallbezogen einsetzen kann ... (§ 7 Absatz 4 BüroMKfAusbV, Hervorhebung durch Autor).

Der Prüfungsbereich Kundenbeziehungsprozesse wird schriftlich durchgeführt. Dabei gibt es sowohl Ankreuzfragen, Zuordnungsfragen, freie Fragen und Ausfüllfelder (z. B. um Buchungssätze oder Ergebnisse von mathematischen Rechnungen wie des Skontoabzugs usw. einzutragen).

Bezogen auf den Rahmenlehrplan und damit Schulunterricht sind folgende Lernfelder für den ersten Teil der Prüfung besonders wichtig: Lernfeld 5, Lernfeld 6, Lernfeld 8 und Lernfeld 10.

Dabei sollte auch beachtet werden, dass die in den Lernfeldern 3 und 4 erlernten Rechtsgrundlagen für einige Prüfungsfragen in der Prüfung Kundenbeziehungsprozesse von Bedeutung sein könnten.

3.3 Wirtschafts- und Sozialkunde

Für den Prüfungsbereich Wirtschafts- und Sozialkunde existieren folgende Vorgaben: ... der Prüfling soll nachweisen, dass er in der Lage ist, allgemeine wirtschaftliche und gesellschaftliche Zusammenhänge der Berufs- und Arbeitswelt darzustellen und zu beurteilen. (§ 7 Absatz 6 BüroMKfAusbV, Hervorhebung durch Autor).

Der Prüfungsteil Wirtschafts- und Sozialkunde wird schriftlich durchgeführt. Die Prüfungsaufgaben bestehen aus Ankreuzfragen, Zuordnungsaufgaben und Ausfüllfeldern (z. B. für Datumsangaben).

Bezogen auf den Rahmenlehrplan und damit den Schulunterricht sind folgende Lernfelder für den ersten Teil der Prüfung besonders wichtig: Lernfeld 1 und Lernfeld 9.

3.4 Fachaufgabe mit Wahlqualifikation

In diesem Prüfungsbereich gelten nach der Verordnung folgende Vorgaben: Der Prüfling soll nachweisen, dass er ... berufstypische Aufgabenstellungen (...) erfassen und Vorgehensweisen (...) erörtern sowie Lösungswege (...) entwickeln, (...) begründen und (...) refeflektieren [kann] (§ 7 Absatz 5 BüroMKfAusbV, Hervorhebung durch Autor). Dabei soll der Prüfling service- und kundenorientiert handeln. Auch sollen die Aufgaben vor dem Hintergrund wirtschaftlicher, ökologischer und rechtlicher Zusammenhänge geplant, durchgeführt und ausgewertet werden. Kommunikations- und Kooperationsbedingungen sollen berücksichtigt werden.

Der Prüfungsbereich der Fachaufgabe wird mündlich abgeprüft. Grundlage dabei ist das fallbezogene Fachgespräch aus einer der zwei vom Ausbildungsbetrieb festgelegten Wahlqualifikationen (siehe auch § 4 Absatz 3 BüroMKfAusbV) mit einer Dauer von 20 Minuten.

  1. Auftragssteuerung und –koordination
  2. Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
  3. Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
  4. Einkauf und Logistik
  5. Marketing und Vertrieb
  6. Personalwirtschaft
  7. Assistenz und Sekretariat
  8. Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
  9. Verwaltung und Recht
  10. Öffentliche Finanzwirtschaft

Weitere inhaltliche Informationen zu den einzelnen Wahlqualifikationen findet man in der Verordnung (siehe Onlinequellen unten).

Tipp: In der angegebenen Verordnung nachzulesen ist auf jeden Fall wichtig, da die Überschriften der Wahlqualifikationen nicht immer eindeutig den Inhalt verraten. Zum Beispiel sind in der Wahlqualifikation 3 Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen auch Rechnungsweseninhalte vorhanden.

Durchgeführt wird die mündliche Prüfung in zwei Varianten: der Reportvariante oder der Fachaufgabenvariante.

Reportvariante

Bei der Reportvariante hat der Prüfling zwei Aufsätze (jeweils maximal drei Seiten) über im Ausbildungsbetrieb durchgeführte Fachaufgaben zu schreiben (z. B. Report 1 (Wahlqualifikation Marketing und Vertrieb: Durchführung einer Werbekampagne zur Erhöhung des Absatzes von dem Möbel Schreibtisch Classic). Der Prüfling erläutert im Aufsatz seine Fachaufgabe (Planung, Durchführung und anschließende Reflexion).

Der Prüfungsausschuss wählt aus den zwei Fachaufsätzen einen aus und führt über diesen ein Fachgespräch.

Übrigens: Der Report selbst fließt nicht in die Bewertung ein. Einzig die Diskussion über den Report in den zwanzig Prüfungsminuten ist für die Bewertung wichtig. Der Report dient vielmehr der Prüfungsvorbereitung für die prüfenden Ausschussmitglieder.

Fachaufgabenvariante

Bei der Fachaufgabenvariante erhält der Prüfling zwei auf Papier beschriebene praxisorientierte Handlungssituationen, bei denen ein Problem zu lösen ist (z. B. Beschaffung von Waren mit einer Kalkulation etc.). Das Ergebnis wird dem Ausschuss durch den Prüfling vorgestellt. Anschließend wird über das Ergebnis eine Fachdiskussion geführt.

Zur Vorbereitung erhält der Prüfling eine Vorbereitungszeit von 20 Minuten.

4. Bestehensregeln

Die Abschlussprüfung ist grundsätzlich bestanden, wenn in der Bewertung folgende drei Bedingungen erfüllt sind:

  1. Das Gesamtergebnis aus allen Prüfungsteilen unter Berücksichtigung der Gewichtung muss insgesamt mit einer 4 (ausreichend) bewertet worden sein.
  2. Drei der vier Prüfungsbereiche müssen mindestens mit einer 4 (ausreichend) bewertet werden.
  3. In keinem Prüfungsbereich darf eine 6 (ungenügend) vorliegen.

Die Verordnung lässt jedoch eine Möglichkeit zu, eine Note noch nachträglich in den Fächern

zu verbessern, damit die oben genannten drei Bedingungen erfüllt sind. Hierzu kann der Prüfling auf Antrag eine so genannte Ergänzungsprüfung durchführen. Die Ergänzungsprüfung dauert 15 Minuten und prüft das Wissen der jeweiligen Prüfungsbereiche entsprechend der Inhalte des Prüfungskatalogs mündlich ab.

Das Gesamtergebnis ergibt sich aus dem bisherigen Ergebnis und dem Ergebnis der Ergänzungsprüfung, die im Verhältnis 2:1 zu gewichten sind.

Beispiel:

In der Prüfung Wirtschafts- und Sozialkunde wurden 46 von 100 Punkte erreicht (Note 5). In der Ergänzungsprüfung wurden 58 Punkte erreicht (Note 4).

Zur Berechnung der Gesamtnote muss nun das Ergebnis wie folgt gewichtet werden:

Vormalige Prüfung: 46 Punkte * 2 (Gewichtung)=92 Punkte
Ergänzungsprüfung: 58 Punkte * 1 (Gewichtung)=58 Punkte
Summe:150 Punkte / 3
Gesamtpunkte:50 Punkte (Note 4)

Im Beispiel hat der Prüfling seine Gesamtprüfungsleistung im Prüfungsbereich Wirtschafts- und Sozialkunde auf 50 Punkte angehoben (Note 4).

5 Onlinequellen

Musterprüfungen der Aufgabenstelle für kaufmännische Zwischen- und Abschlussprüfungen (AKA) finden Sie auf der Website der AkA: http://www.ihk-aka.de/aktuelles/kbm

Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement und zur Kauffrau für Büromanagement: https://www.gesetze-im-internet.de/b_romkfausbv/BJNR412500013.html (Zugriff: 30.01.2017)

Rahmenlehrplan Büromanagement: http://www.kmk.org/fileadmin/Dateien/pdf/Bildung/BeruflicheBildung/rlp/KaufmannBueromanagement13-09-27-E_01.pdf (Zugriff: 30.01.2017)

Den Prüfungskatalog gibt es auch in Papierform: Aufgabenstelle für kaufmännische Zwischen- und Abschlussprüfungen (Hrsg.): Prüfungskatalog Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (Abschlussprüfungen), 1. Auflage 2015, Nürnberg