BWL-Trainer: Hinweise zu den Aufgaben zum Nachlesen

2.1 Bedarfs- und Beschaffungsplanung - Multiple Choice

Die Aufgaben

Mit Hilfe eines Multiple-Choice-Tests können Fragen rund um das Thema Grundlagen der Beschaffung mit folgenden Unterthemen geübt werden:

Bitte beachten Sie: Die einzelnen Aufgaben werden zur Laufzeit generiert. Dabei gibt es zu jeder Frage mehrere sprachlich und inhaltlich unterschiedliche Varianten. Das heißt, dass sich die Tests beim wiederholten Üben unterscheiden. Es ändert sich die Reihenfolge der Fragen, die Reihenfolge der Distraktoren in der jeweiligen Frage und es gibt unterschiedliche Formulierungen der Fragen und der Distraktoren. Es hat also keinen Sinn, sich zu merken, dass bei Frage 1 die Antwort 2 richtig ist usw., sondern man muss jedes Mal die Fragestellung neu erfassen und beantworten.

Zu den einzelnen Antworten erhalten Sie bei der Kontrolle weiterführende Erläuterungen.

Grundsätzliches zur Beschaffung

Ein Verkauf ohne Einkauf ist nicht möglich, denn eine Handelsware muss zunächst eingekauft werden, bevor sie den Kunden angeboten werden kann. Fertige Erzeugnisse benötigen zur Herstellung Werkstoffe (u. a. Rohstoffe, Hilfsstoffe, Betriebsstoffe), die ebenso beschafft werden müssen, um anschließend fertige Erzeugnisse zu produzieren und zu verkaufen. Werden Lizenzprodukte hergestellt (z. B. Sofakissen mit Mickey-Mouse Aufdruck), so müssen Lizenzrechte beschafft werden. Manchmal werden auch Dienstleistungen eingekauft, die dann weiterveräußert werden (z. B. ein Kundenservice am Telefon, der von einem Call-Center-Dienstleister bereitgestellt wird).

Kurzum: Die Beschaffung bzw. der Einkauf von verschiedenen Beschaffungsobjekten (Handelswaren, Werkstoffe, Dienstleistungen, Rechte) ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenstätigkeit. Dabei sollten die Beschaffungsobjekte dem Unternehmen in der richtigen Art, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit und in der richtigen Menge zur Verfügung stehen.

Terminologischer Hinweis: Im weiteren Sinne umfasst die Beschaffung auch das Personal, Kapital etc. So schreibt Wöhe: "Als Beschaffung bezeichnet man alle Tätigkeiten des Betriebes, die die Gewinnung der Mittel zum Ziele haben, deren sich der Betrieb zur Realisierung seiner gesetzten Zwecke bedient." (Wöhe, G.: Einführung in die Allgemeine Betriebswirtschaftslehre, 17. Auflage, 1990, München Wöhe, S. 508). Wir definieren Beschaffung im Einklang mit den meisten Lehrwerken und auch den meisten IHK-Prüfungen als Einkauf von Waren, Werkstoffen, Dienstleistungen und Rechten.

1. Bedarfsplanung

Jeder Beschaffung bzw. jedem Einkauf ist grundsätzlich eine Bedarfsplanung vorgeschaltet.

"Als Bedarfsplanung bezeichnet man die vorausschauende Ermittlung des Bedarfs an Werkstoffen oder Waren für den Planungszeitraum, z. B. für ein Quartal." (Wöhe, G.: Einführung in die Allgemeine Betriebswirtschaftslehre, 17. Auflage, 1990, München, S. 511). Die Bedarfsplanung ermittelt die Menge eines Objektes (z. B. Ware, Werkstoff), die in einem Zeitraum benötigt werden wird.

Bedarfsplanung
MengeZeit
Planungszeitraum

Durchgeführt wird die Bedarfsplanung in der Regel von Mitarbeitern des Verkaufs und der Produktion.

Um konkret die zukünftigen Bedarfe zu ermitteln, bedient man sich u. a. folgender Verfahren:

1.1 Verbrauchsorientierte Verfahren der Bedarfsplanung

Bei einer verbrauchsorientierten Bedarfsermittlung werden die zu beschaffenden Mengen aus den Verbräuchen der Vergangenheit ermittelt. Voraussetzung hierfür ist, dass es eine Datenbasis (z. B. Absatzstatistiken) gibt, aus der man auf zukünftige Bedarfe schließen kann. Dabei ist zu bemerken, dass verbrauchsorientierte Schätzungen auch fehlerbehaftet sein können, da sich die Zukunft nicht eindeutig aus der Vergangenheit ableiten lässt. Gründe hierfür können unter vielen anderen sein:

1.2 Programmorientierte Verfahren der Bedarfsplanung

Bei der programmorientierten Bedarfsermittlung werden die zu beschaffenden Werkstoffe/Vorprodukte auf der Basis der Stücklisten der Produktion berechnet.

Das folgende und sehr vereinfachende Beispiel soll die programmorientierte Bedarfsermittlung veranschaulichen:

Beispiel: programmorientierte Bedarfsermittlung in der Möbelfabrik Wurm e. Kfm.

Es liegt einer Bestellung über 10 Schränke vor, die nun hergestellt werden müssen.

Zur Herstellung eines Schranks werden laut Stückliste benötigt:

Aus der Stückliste ergibt sich, dass 40 m² Spanplatten, 20 m² Furnier, 160 Schrauben und 300 Nägel bestellt werden müssen.

2. Beschaffungsplanung

"Unter Beschaffungsplanung versteht man die planmäßige Festlegung der einzelnen Werkstoff- oder Warenlieferungen zur Deckung des Bedarfs. Da der Periodenbedarf aus einer Reihe von Gründen (Lagerkapazität, Lagerkosten, Finanzierung u. a.) in der Regel nicht durch eine Gesamtlieferung, sondern durch mehrere Teillieferungen gedeckt wird, erfordert die Beschaffungsplanung die Fixierung der einzelnen Liefermengen, der Lieferzeitpunkte und der jeweiligen Lieferanten." (Wöhe, G.: Einführung in die Allgemeine Betriebswirtschaftslehre, 17. Auflage, 1990, München, S. 511).

Die Beschaffungsplanung hat damit zum Ziel, die vorgegebenen Bedarfe aus der Bedarfsplanung entsprechend der Beschaffungs­richt­linien zu beschaffen. In den Beschaffungsrichtlinien steht beispielsweise, dass auf Wirtschaftlichkeit bei der Beschaffung geachtet werden muss oder dass Lieferanten aus der Region bevorzugt werden sollen etc.

Unter Umständen müssen bei größeren Bedarfen mehrere Lieferanten liefern, falls ein Lieferant den kompletten Bedarf nicht bereit­stellen kann. Oder es werden die Bedarfe mit größtmöglichen Mengen eingekauft, um Mengenrabatte zu erhalten. Das setzt aber voraus, dass ausreichend Lagerkapazität zur Verfügung steht.

Auch kann es passieren, dass "plötzlich" und außerhalb der Bedarfsplanung ein Bedarf gemeldet wird, da z. B. ein Kunde ein Produkt benötigt, welches nicht auf Lager ist.

Je komplexer die Bedarfe (z. B. bei einer Autoproduktion), desto schwieriger ist die Beschaffungsplanung.

2.1 Mengenplanung (Festlegung der Liefermengen)

Aufgabe der Mengenplanung ist es, aufgrund der Bedarfsermittlungen sinnvolle Beschaffungsmengen festzusetzen. Einflussfaktoren bei der Festlegung der Beschaffungsmengen sind u. a.: die Lagergröße, die eigenen finanziellen Möglichkeiten, die eventuelle Verderblichkeit der Beschaffungsobjekte, die Lieferantenmöglichkeiten, saisonale Preisvorteile (z. B. Heizöleinkauf im Sommer ist günstiger als im Winter) usw.

Dabei ist bei der Mengenplanung auch immer die optimale Bestellmenge (siehe auch Thema: 2.3) zu beachten. Diese bezeichnet die Bestellmenge, bei der die Summe aus den Bestell- und Lagerkosten am geringsten ist.

Werden zum Beispiel sehr viele kleine Teilmengen bestellt, so entstehen hohe Bestellkosten und geringe Lagerkosten. Liegt der Fall umgekehrt, so entstehen hohe Lagerkosten und geringe Bestellkosten. Das Optimum liegt in der optimalen Bestellmenge.

Ist der Bedarf falsch ermittelt worden, so ist der Lagerbestand durch die Beschaffungen höher als geplant. Dadurch entstehen hohe Lagerkosten (z. B. durch Kapitalbindung oder Verderb).

Exkurs Kapitalbindung

Unter einer Kapitalbindung versteht man das im Beschaffungsobjekt investierte Kapital. Wird zum Beispiel ein Schrank gekauft und in das Lager gestellt, so ist im Schrank das investierte Kapital (hier: investiertes Geld) gebunden. Das Kapital steht dann nicht mehr für andere Zwecke zur Verfügung und kann damit auch nicht mehr angelegt (z. B. bei einer Bank) werden.

Wurde der Bedarf zu niedrig geschätzt und damit auch zu wenig beschafft, so besteht die Gefahr, dass die Produktion stocken kann. Eine Folge dessen könnte sein, dass die Erzeugnisse nicht rechtzeitig fertiggestellt und damit die Kunden auch nicht beliefert werden können, was wiederum zur Unzufriedenheit bei den Kunden führt.

Gleiches gilt, wenn in einem Handelsbetrieb die zu verkaufenden Waren nicht rechtzeitig angeliefert wurden (z. B. aufgrund eines Streiks der Spediteure). Auch hier wäre die Unzufriedenheit der Kunden eine Folge.

Aus den oben genannten Gründen ist es daher sinnvoll, einen Mindestbestand (Notreserve bzw. eiserner Bestand) im Lager zu haben.

Der Mindestbestand definiert sich wie folgt:

Mindestbestand = durchschnittlicher Tagesverbrauch · Sicherheitsfaktor in Tagen

Dabei ist der Mindestbestand in der betriebswirtschaftlichen Literatur nicht eindeutig definiert, er hängt vielmehr vom Sicherheitsempfinden der einzelnen Unternehmen ab.

2.2 Zeitplanung (Festlegung der Lieferzeitpunkte)

Aufgabe der Zeitplanung ist es, die festgestellten Bedarfe unter Berücksichtigung der Bestell- und Lieferzeiten zur richtigen Zeit bereitzustellen.

Dabei ist es wichtig, dass keine unnötigen Lagerzeiten entstehen und durch Lieferverzögerungen keine Absatz- oder Produktionsprobleme entstehen.

Grundsätzlich gibt es bezogen auf die Zeitplanung drei Bestellarten:

Einzelbeschaffung im Bedarfsfall

Eine Einzelbeschaffung liegt bei einem Handelsbetrieb dann vor, wenn der Lieferant erst nach der Kundenbestellung die bestellte Ware selbst einkauft. Bei einem Fertigungsbetrieb liegt eine Einzelbeschaffung dann vor, wenn die Werkstoffe für die Produktion erst nach Bestellung des Endprodukts eingekauft werden. Der Produktionsprozess beginnt erst nach der Kundenbestellung.

Die Einzelbeschaffung wird häufig dann gewählt, wenn der Lieferant auf Sonderwünsche der Kunden eingehen möchte.

Beispiel einer Einzelbeschaffung: Ein Kunde möchte in einer Whiskeyhandlung einen speziellen 40-jährigen Whiskey einer speziellen schottischen Destillerie kaufen. Der Händler hat diesen edlen Tropfen aufgrund seines hohen Einkaufspreises und der damit hohen Kapitalbindung nicht vorrätig und bestellt den Whiskey direkt bei der Destillerie.

Da in der Regel bei dieser Beschaffungsart keine größeren Mengen beschafft werden, gibt es bei keine Mengenrabatte; der Einstandspreis liegt dadurch höher. Auch Preisschwankungen bei Saisonwaren können nicht ausgenutzt werden, da dies eine Lagerhaltung voraussetzt.

Die Gefahr der Einzelbeschaffung liegt darin, dass im Falle von Lieferstörungen der Kunde nicht bedient werden kann.

Vorteil dieser Bestellart ist, dass keine Lagerhaltung mit hohen Lagerkosten (z. B. Kapitalbindungskosten) notwendig ist.

Vorratsbeschaffung

Bei der Vorratsbeschaffung wird der Bedarf aus dem Lager gedeckt. Dadurch kann schnell auf Kundenbestellungen reagiert oder flexibel (bezogen auf die Menge) produziert werden.

Im Rahmen der Vorratsbeschaffung gibt es zwei Beschaffungsverfahren:

Bestellrhythmusverfahren (Bestellung erfolgt in immer gleichen Zeiträumen)

Ist der Bedarf über längere Zeiträume ähnlich und sind damit die Entnahmen aus dem Lager gleichförmig, so bietet sich das Bestellrhythmusverfahren als ein Beschaffungsverfahren an.

Hierbei wird in immer gleichen Zeitabständen bestellt. Dadurch muss der Bestellvorgang nicht bei jeder Bestellung neu gedacht werden, er geschieht automatisch. Die Bestellmenge ist dabei meist gleich, sie entspricht in der Regel der optimalen Bestellmenge. Nachteilig ist dieses Verfahren, wenn die Bedarfe stark schwanken und der Lagerbestand zum Beispiel unter die Mindestreserve fällt.

Bestellpunktverfahren (Bestellung erfolgt regelmäßig beim Meldebestand)

Anders als beim Bestellrhythmusverfahren wird beim Bestellpunktverfahren nicht automatisch in regelmäßigen Abständen bestellt, sondern die Bestellung wird durch einen Meldebestand ausgelöst. Der Meldebestand ist die Lagermenge, ab der bestellt werden muss, so dass bei Berücksichtigung des prognostizierten Verbrauchs und der Lieferzeit der Mindestbestand nicht unterschritten wird.

Der Meldebestand wird wie folgt berechnet:

Meldebestand = Mindestbestand + durchschnittlicher Tagesverbrauch · Lieferzeit in Tagen

Just-in-time-Beschaffung (verkaufssynchrone und fertigungssynchrone Beschaffung)

Just-in-time-Beschaffung bedeutet, dass die Waren bzw. Werkstoffe verkaufs- bzw. fertigungssynchron, d. h. exakt immer dann, wenn die Ware bzw. der Werkstoff benötigt wird, angeliefert werden.

Wenn die Produktion gleichmäßig Werkstoffe verbraucht, ist der Zeitpunkt der Anlieferung leicht vorhersehbar und vorab mit dem Lieferanten vereinbar. Die Anlieferung der Werkstoffe erfolgt fertigungssynchron, d. h. gemäß des zeit- und mengengenauen Bedarfs der Produktion. Größere Lager sind so nicht notwendig.

Die verkaufssynchrone Anlieferung im Handel ist nicht ganz so einfach, da die Abverkäufe an die Kunden nicht in gleicher Regelmäßigkeit erfolgen (Stichwort: Absatzschwankungen). Verkaufssynchrone Anlieferung bedeutet hier, dass dem Lieferanten der Bedarf zeitnah mitgeteilt wird, und dieser die Waren umgehend anliefert. Eigene Lager sind mit Ausnahme kleiner Zwischenlager am Ort des Verkaufs so nicht mehr nötig.

Wichtig bei der Just-in-time-Beschaffung in Handels- und Produktionsbetrieben ist, dass die Abstimmung zwischen Verkauf/Produktion und Anlieferung sehr genau sein muss. Der Lieferant muss auch sehr zuverlässig sein, damit es nicht zu Verkaufs- oder Produktionsstörungen kommt. Abgesichert wird die Zuverlässigkeit regelmäßig durch Vertragsstrafen (Konventionalstrafen), die bei Nichteinhaltung der Lieferverpflichtungen fällig werden.

Vorteil dieses Konzepts für den Beschaffenden ist, dass die Lagerkosten (z. B. Kapitalbindungskosten) nahezu eingespart werden, wenn auch oft auf Kosten des Zulieferers.

Insbesondere bei hochpreisigen Beschaffungsartikeln bestehen daher für den Beschaffenden große Einsparpotenziale. Die große Gefahr dieses Konzepts liegt für den Beschaffer jedoch in der Abhängigkeit von den Zulieferern. Liefern diese nicht (z. B. durch einen Streik im Zuliefererbetrieb), so ist der Verkaufs- und/oder Produktionsprozess in Gefahr.

Auch ökologisch ist das Just-in-time-Konzept problematisch, da durch viele kleine Teillieferungen die gefahrenen Streckenkilometer der Speditionen zunehmen, was zu erhöhten Schadstoffemissionen (z. B. Feinstaub), erhöhtem Energieverbrauch und mehr Staus auf den Straßen führt.

2.3 Lieferantenauswahl (Bezugsquellenauswahl)

Neben der Festlegung der Liefermengen und Lieferzeitpunkte gehört auch die Lieferantenauswahl zur Beschaffungsplanung.

Dabei werden die Lieferanten aus einer möglichen Vielzahl von Bezugsquellen ausgewählt. Als Bezugsquellen werden alle möglichen potenziellen Lieferanten bezeichnet.

Bezugsquellen können dabei über interne als auch externe Informationsquellen gewonnen werden.

Interne Informationsquellen

Hat ein Unternehmen schon eine Lieferdatei bzw. Lieferantenkartei, kann es in dieser internen Informationsquelle nachschauen, ob ein Unternehmen vorhanden ist, welches die gewünschten Waren und/oder Werkstoffe liefern kann.

Externe Informationsquellen

Stellt die eigene Lieferdatei keine Bezugsquellen zur Verfügung, so muss auf externe Informationsquellen zurückgegriffen werden.

Gleiches gilt auch, wenn interne Bezugsquellen vorliegen, diese aber zur Erfüllung unserer Beschaffungswünsche nicht ausreichen. Gründe hierfür können sein:

Externe Informationsquellen, über die neue Lieferanten erschlossen werden können, sind zum Beispiel:

Werden die externen Informationsquellen systematisch aufgespürt und analysiert, so spricht man auch von Beschaffungsmarktforschung.

Sind Lieferanten in die engere Auswahl gekommen, so wird Ihnen eine Anfrage zur Aufforderung eines Angebots zugesandt.

Aus den zugesandten Angeboten wird oder werden das/die beste(n) Angebot(e) ausgewählt. Dabei ist nicht nur der Preis entscheidend, sondern auch viele andere Faktoren wie Liefertreue, Zahlungskonditionen, Lieferkonditionen, Qualität usw.

Abschließender Hinweis: In der Schulbuchliteratur werden die Begriffe der Bedarfsplanung und Beschaffungsplanung zum Teil synonym verwendet bzw. nicht ausreichend voneinander abgegrenzt (siehe zum Beispiel: Hug, H., u. a.: Büromanagement, Band 1, 1. Auflage 2014, Rinteln, S.271 ff). Wir halten uns an die klassische Unterteilung in Bedarfs- und Beschaffungsplanung, weil sonst über alle Themen hinweg keine saubere Systematisierung möglich ist.

Viel Erfolg beim Üben.